智能會務管理系統(tǒng)概述

　　信息化時代的今天，企業(yè)經營和管理趨于信息化和網絡化，加上國內國際企業(yè)的快速發(fā)展、集團化的步伐加快，預示著傳統(tǒng)的會議室預定管理需要改變。宣德信息會議室預定系統(tǒng)可以幫助企業(yè)規(guī)范化電子化管理會議室資源，提高了會議室的使用率，節(jié)省會議組織者的時間，使企業(yè)的管理水平上一個臺階。

　　簡要功能概述：

　　1) 網上查詢、預定、審批：方便快捷，無論何時何地都可輕松實現(xiàn)。

　　2) 自動通知：在線預定或取消，通過郵件或內部系統(tǒng)自動通知相關人員。

　　3) 圖表顯示：會議室的空閑/被預定時段一目了然，對會議室資源了如指掌，遠離沖突。

　　4) 智能的系統(tǒng)接口：可與客戶現(xiàn)有的辦公管理系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)或其它信息系統(tǒng)進行無縫地結合，使企業(yè)的

　　信息資源得到統(tǒng)一、充分的共享與使用。

　　5) 獨立發(fā)布各類信息：每個會議室門口的液晶屏，不僅獨立顯示本會議室會議信息，更可獨立、自由發(fā)布

　　企業(yè)其他資訊，支持文字、圖片和視頻等各種文本格式。

　　6) 會務服務管理：支持會前設備、服務預定以及會議進程中的服務呼叫等個性功能。

　　2 、 HZ-HDSYS 預訂系統(tǒng)

　　會議室預訂系統(tǒng)采用B/S架構，通過瀏覽器進行操作；會議室預訂系統(tǒng)即可以是一個獨立運行的管理系統(tǒng)，又可以嵌入到公司原有的OA系統(tǒng)中作為一個模塊。

　　實現(xiàn)的功能為:維護會議室資源、查詢會議室預定信息、會議室預定/取消、會議室預定審批和會議室使用情況統(tǒng)計。

　　1 ）會議室預訂申請

　　首先，在申請預訂會議室時，可以通過多種組合條件（如會議室大小、所在位置、會議室資源等）篩選來精確定位目標會議室并查看會議室的預定情況。系統(tǒng)采用表格和色塊來表示當前會議室的預訂情況。點擊已預訂的色塊，可查看預訂人、預訂時間、會議主題等信息; 點擊某個未預訂色塊，可直接進入該時段的申請預訂頁面。可查詢本人的申請歷史信息，包括申請的狀態(tài)、流程等對自己提交的申請，可進行撤銷、修改操作。會議室預訂既支持某個時間點的預訂，又支持將一段時期內所有某個特定時間點的都預訂。

　　2 ）會議室審批

　　本系統(tǒng)如果集成在當前的協(xié)同辦公系統(tǒng)中，具體方式與目前的協(xié)同審批完全相同；如果是獨立于協(xié)同辦公系統(tǒng)的，則支持二級審批。預訂申請?zhí)峤缓螅到y(tǒng)將自動匹配該會議室所對應的審批級別并建立申請流程，流程審批完成后，系統(tǒng)將認定該申請已成功。

　　會議管理員可以查看到會議室預訂申請待審核列表，可修改該會議申請里的內容，如果不允許通過，則填寫審核意見，點擊“會議退回”；允許通過， 則直接點擊“發(fā)布會議”，發(fā)布后該會議進入已審核狀態(tài)，

　　如下圖：

　　3 ）會議室信息維護

　　維護各種會議資源和會議類型，定義會議審批流程。維護經常列席會議的外部單位/人員。 會議資源可以在預訂會議室時進行申請，例如席卡、礦泉水。審批流程與會議類型相對應，用戶預訂的會議提交后，系統(tǒng)可根據(jù)會議類型自動發(fā)起相應。

　　4 ）會議郵件通知

　　如果系統(tǒng)為獨立運行的方式，系統(tǒng)會集成Outlook的郵件功能，采用郵件通知（預定、修改、取消的系統(tǒng)動作都將以郵件的方式通知相關人員）。

　　如果系統(tǒng)集成在協(xié)同辦公系統(tǒng)中，將采用信息通知的方式。系統(tǒng)根據(jù)會議開始時間和設定的提前提醒時間，進行提醒該會議參與人員。

　　5 ）會議服務呼叫

　　為了保證會議順利圓滿的召開，以及提高與會人員的滿意度，系統(tǒng)可以采集和顯示當前會議狀態(tài)，并可以開放相關功能模塊給后勤服務人員，使服務人員能及時響應會議的各種服務性需求。目前可以提供的會議狀態(tài)有：安靜、茶水服務、設備服務、清掃中。

　　6 ）查看和處理會議相關事項

　　會議室申請預訂時可以指定會議記錄人作會議紀要并發(fā)送給所有與會人員，可以與門禁系統(tǒng)相連使系統(tǒng)自動記錄和顯示會議簽到情況。

　　7 ）會議室使用情況統(tǒng)計

　　可統(tǒng)計個人的申請歷史信息，可統(tǒng)計各種會議資源的使用情況和各種會議類型的分布情況。可以根據(jù)客戶實際需求定制各種相關統(tǒng)計報表。

　　3 、 HZ-XDSYS 顯示系統(tǒng)

　　會議室顯示系統(tǒng)，作為公司直接面向員工和客戶的一面窗口，基本功能包括顯示、通知、監(jiān)控等，具有向員工和外界發(fā)布信息，引導與會人員準時參與會議，通知服務人員及時響應會議服務需求等基本功能。除此之外，顯示系統(tǒng)還具備控制多塊顯示屏分屏顯示和合并顯示等高級功能。

　　該子系統(tǒng)主要由模板設計器、信息發(fā)布引擎、顯示設備客戶端三部分組成。

　　模板設計器

　　一個“所見即所得”的可視化模板設計界面，能夠設計、定制豐富的顯示信息。通過模板設計器可以定制各種信息顯示模板。

　　信息發(fā)布引擎

　　作為整個信息顯示系統(tǒng)的核心，負責完成數(shù)據(jù)庫存取、顯示內容自動打包、數(shù)據(jù)庫信息后臺維護、響應客戶端讀取請求等主要功能。

　　顯示客戶端

　　主要包括云端計算機及液晶屏兩大部分，為了顯示需要，云終端在較高的位置上安裝。顯示客戶端具有安全性高、能耗低、維護簡單、高可管理性、綜合運營成本低等多種優(yōu)點。

　　1 ）會議室信息顯示

　　每個會議門前的液晶屏顯示當天會議室的預訂情況；提示當前時間及會議室狀態(tài)；若當前會議室正在使用，提示會議結束時間。無會議召開時，可播放企業(yè)圖片或視頻文件。

　　2 ）會議信息采集

　　該模塊主要是在會議室內提供多個開關，會議人員可根據(jù)需要改變開關狀態(tài)，例如：按下送水開關，要求會務人員送水；開關數(shù)量和含義可自定義；開關的狀態(tài)可與會議室控制系統(tǒng)關聯(lián)，例如：按下會議開始開關，表示會議已開始，在顯示屏幕上顯示“靜”圖片，提醒其他人員不得喧嘩。

　　3 ）可定制各種顯示信息

　　系統(tǒng)具有一個“所見即所得”的可視化模板設計界面，能夠設計、定制豐富的顯示信息。通過模板設計器可以定制會議預訂、企業(yè)文化、活動、宣傳等各種的信息顯示模板，從而提高顯示系統(tǒng)的使用效率。

　　4 ）可支持多種格式內容

　　用戶可以根據(jù)實際情況在顯示屏中獨立播放多種格式內容，實現(xiàn)了格式和內容多樣化，如圖像、文本、PPT、Flash、MPEG視頻等多種媒體形式，從而大大豐富了顯示內容和效果。

　　4 、 HZ-SYS 特點與優(yōu)勢

　　1 ）規(guī)范化網絡化會議室管理

　　利用先進的網絡技術和管理理念為企業(yè)搭建一個規(guī)范的信息系統(tǒng)，將企業(yè)寶貴的會議室資源統(tǒng)一管理協(xié)調，提升企業(yè)管理效率與整體形象。

　　2 ）多模塊按需選擇

　　系統(tǒng)集成了多種第三方技術模塊，客戶可以根據(jù)自己的實際需求自主選擇是否采用這些模塊，可以減少不必要的開支節(jié)約成本，做到按需支付。

　　3 ）多系統(tǒng)無縫集成

　　可與企業(yè)現(xiàn)有的協(xié)同辦公系統(tǒng)和門禁系統(tǒng)等多種業(yè)務系統(tǒng)建立接口，實現(xiàn)無縫連接，保證各種現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)良好運行和協(xié)同工作。

　　4 ）靈活性和人性化

　　顯示系統(tǒng)為快速適應發(fā)布信息的內容變化、數(shù)據(jù)變化、格式變化提供了有力保障。最終為客戶提供靈活、多樣、及時、準確的信息發(fā)布及人性化的信息服務，支持業(yè)務的隨需應變、“零編程”的維護能力、

　　動態(tài)可伸縮的系統(tǒng)處理能力。

　　5 ）更安全和更穩(wěn)定

　　真正做到集中管理，使管理員的管理對象由包括所有客戶端設備的整個系統(tǒng)，集中到服務器一個點，軟硬件升級、殺毒、應用軟件安裝、用戶帳戶管理等等，幾乎所有的工作都在服務器上進行，管理員只要維護好服務器即可，大大減輕維護工作量。還可以利用服務器完善的備份和容錯機制,更可確保系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的快速恢復。

　　6 ）低成本和高環(huán)保

　　顯示系統(tǒng)采用云終端實現(xiàn)一臺主服務器讓幾十個顯示器能獨立、同時操作和使用，節(jié)省了80%的軟、硬件費用。低硬件升級成本，云終端無需升級，只對服務器進行升級即可提高整個系統(tǒng)性能。低維護成本，整個系統(tǒng)實現(xiàn)服務器單點管理，顯示客戶端零維護。低運營成本，每臺云終端的功耗只是PC的5%，耗電極低。

　　7 ）可定制開發(fā)個性功能

　　本公司擁有強大的技術實力，以及多年大中型企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)的開發(fā)和實施經驗，因此可為客戶根據(jù)企業(yè)實際情況量身定制開發(fā)各種業(yè)務需求。

　　需求更多詳細資料，請聯(lián)系我司具體工作人員。