視頻會議是讓身處不同地方的人能夠高效地進行身臨其境的遠程通訊，然而燈光、音響、人體工學等諸多的因素最終都會對視頻會議體驗帶來直接影響，良好的會議室設計不但能提高與會者的會議體驗，對于會議效率的提升也大有益處。

　　音響: 對視頻會議來說，視頻會議室音響效果對于視頻會議整體效果影響都非常的大，不管是在近端(與會者所在的會議室)還是在遠端(視頻會議對方的會議室)，優(yōu)質的語音清晰度是我們的基本也是最重要目標。視頻會議室中的音箱布置應具有聲場均勻、空間方向感強、觀眾的聽覺與視覺一致、直達聲強、清晰度好、語言的可懂度高等特點：足夠的清晰度和可懂度能保證播出的內容都十分清楚;聲場分布均勻、頻率特性平直，音響效果真實有效且平滑自然;揚聲器有足夠聲音增益，對所有座位有相對均勻的響度并減少“死區(qū)”。

　　燈光: 房間內的燈光也會對雙方的圖像質量帶來很大的影響。保證視頻會議室的光線明亮的同時，光線的柔和適中度也是十分重要的，充足柔和的光線有助于與會者心情放松。

　　裝飾：為了確保圖像的觀看效果和防止顏色對人物攝像產生的“奪目”或“反光”效應，視頻會議室背景墻應采取單一均勻的淺顏色(但不宜用白色)，視頻會議室其他墻壁、桌布、地毯、天花板等顏色應與背景相匹配。

　　其他：建議將視頻會議室設計在較遠的較清靜位置，遠離外界嘈雜、喧嘩，這將有助于降低噪音和其他干擾。